Politique de confidentialité

La protection des renseignements personnels revêt une importance particulière pour Dynamic Functional Solutions Inc. (« DFSI », « nous », « notre » ou « nos »). Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels qui nous sont confiés en collectant, utilisant et divulguant ces informations de manière responsable et uniquement lorsque cela est nécessaire dans le cadre des services que nous fournissons ou dans la mesure permise ou requise par la loi. DFSI s’efforce de faire preuve d’ouverture et de transparence sur la façon dont nous traitons les informations personnelles. Nous communiquons librement sur nos politiques et pratiques de protection des renseignements personnels avec nos ayants droit et notre clientèle.

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Cette politique de protection des renseignements personnels a été mise à jour à la date de modification qui apparaît en haut de cette page. Il est possible que la présente politique soit sujette à des modifications. Lorsque des modifications y sont apportées, elles entrent en vigueur dès le moment où elles seront publiées en cet endroit sur notre site Web. Nous pouvons également vous communiquer les modifications par d’autres moyens.

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Les renseignements personnels sont des informations sur une personne identifiable. Ces informations peuvent inclure, sans s’y limiter, les caractéristiques personnelles d’une personne (p. ex.: sexe, âge, revenu, adresse ou numéro de téléphone, origine ethnique, situation familiale) ; des informations sur son état de santé (p. ex.: antécédents médicaux, problèmes de santé, services de santé reçus, état de santé actuel).

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PRINCIPES

Le but de cette politique est de vous informer sur nos pratiques de protection des renseignements personnels, y compris la manière dont nous collectons, utilisons, et divulguons vos renseignements personnels dans le cadre de nos services.

Les principes suivants constituent la base de la politique de protection des renseignements personnels de DFSI.

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1.   Responsabilité

DFSI est tenue responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. DFSI a mis en œuvre les pratiques suivantes en ce qui concerne les renseignements personnels :

• Une formation est fournie à tout le personnel quant à nos pratiques et politiques de protection des renseignements, et ce dès leur entrée en fonctions;
• Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, ou divulgués uniquement si cela est nécessaire pour fournir des services ou si requis ou permis par la loi ; et
• Les accords de DFSI conclus avec des assesseurs externes, des prestataires de services, et des agences ayant accès aux renseignements personnels exigent qu’ils garantissent un niveau comparable de protection desdits renseignements..

Notre responsable de la protection des renseignements personnels a la responsabilité de s’assurer que nos politiques et pratiques sont respectées et de mettre en œuvre des procédures pour traiter les plaintes et les demandes de renseignements concernant la collecte, l’utilisation, et la divulgation de renseignements personnels.

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2.   Objectif

DFSI collecte des renseignements personnels dans le but de faciliter les services d’évaluation avec des professionnel.le.s de la santé ou autres. Cela comprend, sans s’y limiter, la planification, l’organisation de services secondaires, la facilitation des communications entre les patients et les assesseurs, et la facturation. Toute personne recueillant des renseignements personnels au nom de DFSI sera en mesure d’expliquer pourquoi elle collecte ces renseignements. Si vos renseignements personnels doivent être utilisés à d’autres fins, nous vous demanderons votre consentement avant toute utilisation, à moins que la loi ne nous autorise ou ne nous oblige à les utiliser à d’autres fins.

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3.   Consentement

Nous collectons, utilisons, et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement ou tel que permis ou requis par les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels. Il est important que les personnes soient informées des raisons pour lesquelles leurs renseignements personnels sont recueillis et de la manière dont ceux-ci seront utilisés lorsque le consentement sera obtenu. La manière dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire le formulaire employé) dépendra des circonstances, ainsi que de la sensibilité des renseignements collectés. En raison de la nature souvent délicate des renseignements personnels collectés et utilisés par DFSI, nous obtenons un consentement écrit explicite dans la mesure du possible. Le consentement à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels peut être retiré à tout moment. Cependant, cela peut limiter notre capacité à fournir l’évaluation requise ou d’autres services.

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‍4.   Collecte

DFSI collecte des renseignements personnels directement ou indirectement auprès des patients ou par l’intermédiaire de notre clientèle et de nos assesseurs contractuels. Nous ne collecterons que la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires au bon déroulement des services requis ou aux fins pour lesquelles ils sont collectés. Les renseignements personnels ne seront collectés que de manière équitable et légale. Les renseignements personnels que nous pouvons collecter à votre sujet incluent, sans s’y limiter :

• Variables démographiques (âge, sexe, adresse, etc.)
• Renseignements relatifs à l’assurance (numéro de police, numéro de réclamation, détails de l’accident, formulaires de réclamation, etc.)
• Dossiers médicaux (notes et dossiers cliniques, tests diagnostiques, etc.)

Vous ne serez pas induit en erreur quant au but de la collecte de vos renseignements personnels.

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5.   Utilisation, divulgation et conservation

Vos renseignements personnels sont utilisés dans le but de faciliter les services d’évaluation ou comme autorisé ou requis par la loi. Nous limitons l’accès à ces renseignements pour se limiter aux informations nécessaires pour l’accomplissement des tâches ou en relation avec le but pour lequel les renseignements ont été collectés.

Les renseignements personnels peuvent être divulgués à des assesseurs engagés par DFSI et/ou à des sources de référence. Une quantité limitée de renseignements personnels peut être transférée à des fournisseurs de services tiers dans le but d’organiser des services secondaires, tels que le transport et la traduction de documents ou services d’interprétation. Les renseignements personnels transférés sont limités à ce qui est requis pour fournir les services demandés. Les consultants engagés par DFSI pour exécuter des fonctions commerciales, tels que des avocats, des comptables, et des consultants informatiques, peuvent avoir accès aux renseignements personnels requis pour fournir à DFSI de tels services. Des accords sont en place pour assurer une protection équivalente des renseignements personnels.

De plus, nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels lorsque nous pensons qu’une telle utilisation ou divulgation est autorisée, nécessaire, ou appropriée: (a) en vertu de la loi applicable, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence ; (b) pour se conformer à la procédure légale ;(c) pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence ; (d) pour faire respecter les termes des accords relatifs à nos services ; (e) pour protéger nos droits, nos opérations, ou nos biens ; (f) pour nous permettre de faire les recours disponibles ou limiter les dommages que nous pouvons subir. En outre, nous pouvons transférer vos renseignements personnels et autres informations à un tiers en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession, transfert, ou autre cession de toutes ou d’une partie de nos activités, marques, sociétés affiliées, filiales, ou autres actifs, ou toute autre transaction commerciale.

Vos renseignements personnels peuvent être conservés et traités dans nos bureaux au Canada ou dans les bureaux de nos fournisseurs de services tiers, ou par nos fournisseurs de services tiers au Canada et aux États-Unis. D’autres juridictions peuvent avoir des règles de protection des données différentes de celles du Canada. Lorsque vos renseignements personnels se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent. Ces lois peuvent exiger leur divulgation aux autorités de ce pays. Pour obtenir des renseignements écrits sur nos politiques et pratiques en matière de fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées dans la section« Demandes d’informations » ci-dessous.

Les renseignements personnels sont conservés par DFSI selon un calendrier de conservation interne. Ce calendrier a été développé pour garantir que les renseignements personnels soient conservés suffisamment longtemps pour que nous puissions répondre à toutes vos questions concernant les services fournis. Les données numériques sont purgées à la fin de la période de conservation et le matériel est physiquement détruit par une société tierce spécialisée dans les archives et la destruction informatique. Tous les fichiers imprimés sont également détruits par déchiquetage en fin d’utilisation.

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6.  Exactitude

DFSI prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle détient sont exacts. En cas de dissimilitude des renseignements personnels collectés, nous contacterons la source qui a fourni ces informations pour obtenir des explications. Vous pouvez demander une correction de vos renseignements personnels si vous détectez une erreur. Nous pouvons vous demander de mettre votre demande par écrit et de fournir des documents pour soutenir l’exactitude des informations. Il ne nous est pas nécessaire de mettre à jour vos renseignements personnels une fois les services d’évaluation demandés terminés.

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7. Protection

DFSI mesure pleinement l’importance de la protection des renseignements personnels et a mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles, et technologiques en vue de prévenir la perte, l’utilisation abusive, ou la modification des renseignements personnels, ainsi que toute divulgation ou tout accès non autorisé auxdits renseignements. Nous avons mis en œuvre les mesures suivantes :

Mesures physiques :

• Accès restreint à tous les bureaux ; et
• Caméras de sécurité sur les zones sécurisées.

Mesures technologiques :

• Les informations numériques sont transmises par canal crypté,
• Réseaux informatiques sécurisés avec certificat numérique et protocole TLS ;
•  Planification de la redondance ; sauvegarde, et reprise après sinistre ;
• Les données et informations sont conservées sur des serveurs au Canada (informations en direct et de sauvegarde) ; et
• Des plateformes de services transfrontaliers peuvent être utilisées avec un hyperlien crypté pair à pair, mais aucun renseignement ne sera stocké par DFSI au repos à l’extérieur du Canada.

 Mesures organisationnelles :

• Nos politiques et procédures de protection des renseignements personnels sont régulièrement révisées ;
• Audits internes et externes sur la confidentialité et la sécurité informatique ; et
• Plan de continuité des activités qui garantit que les renseignements personnels peuvent être récupérés.

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7.    Accès

Vous pouvez demander d’accéder à vos renseignements personnels qui sont détenus par DFSI ou demander des informations au sujet des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués. Vous devez faire ces demandes par écrit et les accompagner d’une pièce d’identité. Veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir plus d’informations.

Si vous constatez une erreur dans vos renseignements personnels détenus par DFSI, nous vous demandons de faire votre demande de correction par écrit. Il se peut que l’on vous demande de fournir des documents démontrant que nos données sont inexactes. Nous modifierons tous les renseignements personnels jugés inexacts et, le cas échéant, en informerons toute partie qui a accès à ces renseignements. Cela s’applique uniquement aux renseignements personnels factuels et non aux opinions professionnelles produites par des assesseurs indépendants.

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8.   Demandes d’informations

Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit pour toute question ou remarque potentielle à propos de vos renseignements personnels, des pratiques de protection des renseignements personnels de DFSI, ou au sujet de la présente politique. Notre responsable accusera réception de vos questions ou remarques pour s’assurer qu’elles font l’objet d’une enquête en temps opportun. Vous pouvez contacter notre responsable à l’adresse suivante :

Responsable de la protection de la vie privée

Simon Mah

120 Traders boulevard Est, Suite 105

Mississauga, ON L4Z2H7

Numéro sans frais: 1 (877) 897-5515

Courriel : privacy@dfsiime.com

Vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée à propos de notre collecte, utilisation, et divulgation de vos renseignements personnels, y compris, le cas échéant, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30 rue Victoria

Ottawa (Québec) K1A1H3

Numéro sans frais:   1 (800) 282-1376

Téléphone :           (819) 994-5444

Téléimprimeur :     (819) 994-6591