POLITIQUE DE PLAINTE FORMELLE ET D’APPEL

INTENTION

Dynamic Functional Solutions Inc. (DFSI) s'engage à fournir des services professionnels dans un environnement courtois et sécuritaire qui protège les droits des personnes évaluées, respecte leur dignité et ce, sans discrimination. Dans le cas où une personne évaluée n'est pas satisfaite des services qu'elle a reçus, elle a le droit de déposer une plainte officielle et de désirer obtenir une solution à sa problématique, dans un format structuré qui fournit des résultats équitables et impartiaux grâce à une procédure régulière.

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PROCÉDURES GÉNÉRALES

A. Avant de participer à une évaluation médicale indépendante fournie par le DFSI, les personnes évaluées seront informées de leurs droits et responsabilités.

B. Les personnes évaluées ne peuvent en aucun cas faire l'objet de mesures disciplinaires ou de représailles de la part de l'organisation, sous forme de refus ou de résiliation de services ou de perte de privilèges, si elles déposent une plainte.

C. L'organisation offrira des possibilités raisonnables de résolution informelle et / ou formelle de la plainte et fournira une assistance à la personne évaluée tout au long du processus.

D. Le personnel du DFSI se conformera aux directives de cette politique et aidera les personnes évaluées à accéder aux informations requises, afin de résoudre la plainte.

E. Tout le personnel de DFSI sera formé à la politique et aux procédures relatives aux plaintes et aux appels.

F. Les personnes évaluées seront informées de leur droit d'être assistées tout au long du processus de plainte, par un représentant extérieur, à leurs frais.

PROCÉDURE DE DÉPÔT D'UNE PLAINTE FORMELLE

A. Une personne évaluée peut déposer une plainte officielle par l'intermédiaire de son représentant légal et/ou de sa partie référente. Une personne évaluée peut également soumettre une plainte officielle directement à DFSI, en utilisant le formulaire de plainte, accessible sur demande sur www.dfsiime.com.

B. DFSI accusera réception de la plainte officielle et répondra à la ou aux personnes appropriées dans un délai de 2 jours ouvrables.

C. DFSI mènera une enquête sur la plainte, qui consistera à recueillir des informations et constats auprès de personnes concernées, si applicable. En fonction de la nature de la plainte, DFSI peut demander à un conseiller juridique d'aider et de conseiller l'organisation, si cela s’avère nécessaire.

D. DFSI tentera de résoudre la plainte et fournira une réponse officielle écrite à la ou aux personnes concernées, dans les 20 jours ouvrables, suivant la réception de la plainte officielle.

E. La réponse écrite formelle comprendra les éléments suivants:

• Date de dépôt de la plainte.
• Copie de la plainte originale.
• Un résumé de l'enquête, qui comprendra les membres du personnel de DFSI impliqués dans l'enquête ainsi qu’un énoncé des conclusions.

PROCÉDURE D'APPEL DE LA DÉCISION D'UNE PLAINTE FORMELLE

A. Si le plaignant n'est pas satisfait de la réponse écrite formelle, il peut faire appel de la décision par l'intermédiaire de son représentant légal et/ou de sa partie référente, ou contacter directement DFSI, dans les 5 jours ouvrables, suivant la réception de la réponse écrite.

B. DFSI accusera réception de l'appel et répondra à la ou aux personnes appropriées dans les 2 jours ouvrables.

C. Une fois qu'un avis d'appel a été reçu, un comité d'appel examinera la plainte initiale, l'enquête et la réponse officielle et déterminera si une réponse alternative ou révisée est justifiée.

D. Sur la base des recommandations du comité d'appel, le chef de la direction adressera une réponse écrite officielle à la ou aux personnes appropriées, dans les 30 jours ouvrables, suivant la réception de l'appel.

E. DFSI s'efforcera de résoudre toutes les plaintes à la satisfaction des personnes évaluées. Les délais de résolution d'une plainte et/ou d'un appel sont fournis à titre indicatif.

ANALYSE DES PLAINTES FORMELLES

A. DFSI tiendra un registre des plaintes formelles documentées, y compris des copies des réponses écrites et des résultats du processus. Le registre des plaintes sera examiné annuellement par la haute direction pour identifier les domaines où une amélioration du rendement est nécessaire.